Ervaren Officemanager

Ter ondersteuning van onze organisatie zijn wij op zoek naar een enthousiaste ervaren Officemanager.

Health-RI realiseert een gezondheidsdata-infrastructuur voor onderzoek, beleid en innovatie in Nederland. Beschikbaarheid en hergebruik van gezondheidsdata zijn belangrijk om onderzoekers, zorgprofessionals en ook bedrijven in staat te stellen beter en sneller datagedreven te werken. Dit doet Health-RI niet alleen. Health-RI werkt samen met vele belanghebbenden (stakeholders), variërend van burgers en patiënten, (academische) ziekenhuizen tot koepelorganisaties, overheden en het bedrijfsleven. Er wordt met deze stakeholders in verschillende projecten samengewerkt om de gezondheidsdata-infrastructuur te realiseren. Daarmee dragen wij gezamenlijk met alle stakeholders in het gezondheidsdata-ecosysteem bij aan het verbeteren van de gezondheid van alle Nederlanders.

Kernwaarden  van Health-RI zijn transparant, ambitieus, resultaatgericht, maatschappelijk betrokken, collegiaal en inclusief.

Ter ondersteuning van de organisatie zijn wij op zoek naar een enthousiaste ervaren Officemanager voor 3 tot 4 dagen (5 dagen is bespreekbaar) waarbij je 3 dagen op kantoor werkt. 

Profiel
Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau en relevante werkervaring. Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel Nederlands als Engels zijn vereist. Je bent servicegericht, proactief, zelfstandig en gastvrij. Daarnaast beschik je over flexibiliteit, representativiteit en discretie.

Als ervaren Officemanager fungeer je als eerste aanspreekpunt binnen het Officemanagers-team en behoud je moeiteloos overzicht in een complexe, dynamische werkomgeving. Je hebt oog voor detail en zorgt er samen met je collega-Officemanager voor dat het secretariaat efficiënt functioneert. Werken binnen een dynamisch team spreekt je aan, je toont initiatief en denkt actief mee over procesverbetering.

Taken
Je plant zowel interne als externe vergaderingen en overige afspraken voor het Bestuur, Managementteam en Teamleiders. Daarnaast beheer je de agenda van bestuursleden. Je bereidt vergaderingen voor en notuleert deze. Je verzorgt reisboekingen en bestellingen. Verder ben je het aanspreekpunt voor collega's, ontvang je gasten, regel je catering en reserveer je ruimtes.

Je draagt zorg voor een nauwkeurige administratieve afhandeling van uiteenlopende werkzaamheden, waaronder het beheer van de secretariaatsmailbox, het actueel houden van dossiers en ondersteuning bij rapportages. Je schakelt gemakkelijk tussen diverse taken en bewaart overzicht, ook tijdens drukke periodes. Het bewaken van deadlines en het correct opvolgen van gemaakte afspraken behoren vanzelfsprekend tot jouw verantwoordelijkheden. Daarnaast onderhoud je contact met de officemanagers van andere organisaties waarmee Health-RI kantoorruimtes deelt.

Wij zoeken een kandidaat die niet alleen organisatorisch sterk is en beschikt over professionaliteit, integriteit en relativeringsvermogen. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en weet prioriteiten te stellen zonder het menselijke aspect uit het oog te verliezen. Affiniteit met digitalisering en ervaring met moderne IT-systemen vormen een pré, aangezien Health-RI continu streeft naar optimalisatie van werkprocessen.

Wat wij bieden
We bieden je een baan aan in een jonge en dynamische scale-up organisatie. Een plek waar je echt bij kan dragen aan maatschappelijke impact. Ons kantoor is gevestigd in het Beatrixgebouw in Utrecht, op loopafstand van Utrecht Centraal. Je kunt hybride werken, waarbij we wel verwachten dat je meer dan de helft van de tijd naar kantoor komt voor een goede interactie met collega’s. Je krijgt een vergoeding voor reizen en voor thuiswerken. We bieden je in eerste instantie een jaarcontract aan, met de bedoeling om deze bij gebleken geschiktheid om te zetten naar een vaste aanstelling. We hebben een 38-urige werkweek, 232 vakantie uur (bijna 6 weken) bij een fulltime invulling, zijn aangesloten voor pensioen bij het ABP en kennen een 8 % vakantie-uitkering in mei en een eindejaarsuitkering van 8.3%. De functie wordt -op basis van opleiding en ervaring- ingeschaald in schaal 7-8 van de umcnl-CAO. 

Procedure 
Ben jij de ervaren officemanager die wij zoeken? Solliciteer dan nu en stuur je CV met motivatiebrief voor 21 februari a.s. per e-mail naar recruitment@health-ri.nl. Zonder motivatiebrief nemen we je sollicitatie niet in behandeling. 

Na sluiting zullen we op basis van de ontvangen reacties een eerste selectie maken. De verdere procedure bestaat uit twee sollicitatiegesprekken, het checken van referenties, indien van toepassing een assesment en het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) . De eerste gesprekken vinden plaats in week 9. 

Deze procedure wordt afgesloten met een arbeidsvoorwaardengesprek. Jouw gegevens worden tot maximaal drie maanden na sluitingsdatum door ons bewaard. 

Voor meer informatie over de vacature kun je contact opnemen met recruitment@health-ri.nl en voor inhoudelijke vragen over de werkzaamheden met Janneke Timmerman, janneke.timmerman@health-ri.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet geapprecieerd.